タイムマネジメントの敗因はたったひとつだった！

2014/11/27

1 「A41枚の報告書を書く」という仕事をつくるからできない！
2 「仕事」を分解するコツ
3 やる気をだすとは？

ちょっとしたことなんだけど、わりと知られてないことなので、メモ的に話してみるね。

「時間管理術」なんてことが、よくいわれて　スマホや手帳なんかで時間やタスクを管理するってあるよね？

たとえば　「A41枚の報告書を書く」という仕事があったとする。

これは、内容や人によって、実際にかかる時間は、さまざまなんだけど　「A4の報告書を書く」ってタスクを手帳やToDoリストに書いてないだろうか？

「A41枚の報告書を書く」という仕事をつくるからできない！

実は　リストや仕事に「A41枚の報告書を書く」というものを、つくってはいけない。

これは作業でなく、プロジェクトだからだよ。

プロジェクトっていうのは　たくさんの作業の組みあわせによって　ひとつのアウトプットになるものって考える。

ToDoリストに書くものは　常に「作業」の状態にしておかないといけない。

もしかすると　あなたが　いつも報告書が締め切りギリギリなのは　「A41枚の報告書を書く」というフォーマットで書いているので

「あー　まずパソコン開いて、過去の報告書ひらいて、文章書いて、誰かに見てもらって、そして提出、、、面倒でやりたくないな」

っておもってるからかもしれないよね。

「仕事」を分解するコツ

と、いうことは　「A41枚の報告書を書く」という仕事を分解する必要がある。

分解するのは　ちょっとしたコツがあって　たぶん　それが、わりと知られていないものじゃないかな？

「作業は15分～20分程度を最大にする」そして、「これだったら、15分程度あれば、自分でもやれるという単位まで砕く」

どんなポジションのどんな人でも、「1日1時間、仕事の時間を別の仕事にまわしてください」っていうと　「それは、ちょっと無理かなぁ」っておもうよね。

だから　いつまでたっても　「A41枚の報告書を書く」っていう仕事がおこなわれないんだよね。

つまり　タイムマネジメントの敗因（？）は、１５分程度に分解していなかった　ってことだね。

「A41枚の報告書を書く」って仕事を、ためしに　15分程度の仕事に分解してみる。

１　過去の報告書のフォームをコピーして、「新しい報告書」というファイルをつくる。可能であれば、自分の名前や報告日付や必要な写真や資料なんかを貼り付けておく。

２　文章を３つくらいの段落にわけて、書けるところから書いていく。あんまり考えずにかいて行間を埋めていく。

３　つながるように文章をととのえる。誤字や数字の間違いなどを確認して、見た目などの体裁をととのえる。

４　必要であれば上司や同僚にチェックしてもらい、OKであれば提出する。

たぶん　こんなふうにすると　１５分X４回＝１時間程度で　報告書ができる。　締め切りの４日前に着手すればいいよね。

もし、文章書くのが苦手とか　パソコン操作が苦手とかなら　１５分のステップを２回やるとか　回数を増やせばいいので　５日前や６日前に着手すればいいよね。

１時間かかる仕事は、１週間たってもなかなかできないけど　１５分の仕事なら、できてしまう。

ちょっとしたコツだけど　知っているのと知らないのでは雲泥の差だよね。