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タイムマネジメントの敗因はたったひとつだった!

   

coffee1ちょっとしたことなんだけど、わりと知られてないことなので、メモ的に話してみるね。

「時間管理術」なんてことが、よくいわれて スマホや手帳なんかで時間やタスクを管理するってあるよね?

たとえば 「A41枚の報告書を書く」という仕事があったとする。

これは、内容や人によって、実際にかかる時間は、さまざまなんだけど 「A4の報告書を書く」ってタスクを手帳やToDoリストに書いてないだろうか?

 

「A41枚の報告書を書く」という仕事をつくるからできない!

実は リストや仕事に「A41枚の報告書を書く」というものを、つくってはいけない。

これは作業でなく、プロジェクトだからだよ。

プロジェクトっていうのは たくさんの作業の組みあわせによって ひとつのアウトプットになるものって考える。

ToDoリストに書くものは 常に「作業」の状態にしておかないといけない。

もしかすると あなたが いつも報告書が締め切りギリギリなのは 「A41枚の報告書を書く」というフォーマットで書いているので

「あー まずパソコン開いて、過去の報告書ひらいて、文章書いて、誰かに見てもらって、そして提出、、、面倒でやりたくないな」

っておもってるからかもしれないよね。

 

「仕事」を分解するコツ

と、いうことは 「A41枚の報告書を書く」という仕事を分解する必要がある。

分解するのは ちょっとしたコツがあって たぶん それが、わりと知られていないものじゃないかな?

 

「作業は15分~20分程度を最大にする」そして、「これだったら、15分程度あれば、自分でもやれるという単位まで砕く」

 

どんなポジションのどんな人でも、「1日1時間、仕事の時間を別の仕事にまわしてください」っていうと 「それは、ちょっと無理かなぁ」っておもうよね。

 

だから いつまでたっても 「A41枚の報告書を書く」っていう仕事がおこなわれないんだよね。

 

つまり タイムマネジメントの敗因(?)は、15分程度に分解していなかった ってことだね。

 

「A41枚の報告書を書く」って仕事を、ためしに 15分程度の仕事に分解してみる。

 過去の報告書のフォームをコピーして、「新しい報告書」というファイルをつくる。可能であれば、自分の名前や報告日付や必要な写真や資料なんかを貼り付けておく。

 

 文章を3つくらいの段落にわけて、書けるところから書いていく。あんまり考えずにかいて行間を埋めていく。

 

 つながるように文章をととのえる。誤字や数字の間違いなどを確認して、見た目などの体裁をととのえる。

 

 必要であれば上司や同僚にチェックしてもらい、OKであれば提出する。

たぶん こんなふうにすると 15分X4回=1時間程度で 報告書ができる。 締め切りの4日前に着手すればいいよね。

もし、文章書くのが苦手とか パソコン操作が苦手とかなら 15分のステップを2回やるとか 回数を増やせばいいので 5日前や6日前に着手すればいいよね。

 

1時間かかる仕事は、1週間たってもなかなかできないけど 15分の仕事なら、できてしまう。

ちょっとしたコツだけど 知っているのと知らないのでは雲泥の差だよね。

 

やる気をだすとは?

つまるところ、これが「やる気」の正体で やる気がないって考えるのではなくて、ステップが複雑なので 「次に何をやるか」が よくわかっていなかったり 嫌なことを長い時間やるのが苦痛だったりしているってことだね。

あんまりやりたくないことでも 15分位なら まぁ大抵の人は「仕事だからね…」ってことで できる。

なら その単位にすればいいってことだね。

 

たぶん 時計や手帳が、「30分単位」うあ「1時間単位」になっているので なんとなく仕事は30分~1時間単位でかんがえないといけない!って思い込んでるのかもね。

そうするとこれはツールの問題なのかな?

可能であれば スマホやPCのアプリなんかをつかうと 15分や20分単位の仕事の分割がとても簡単にできる。使える環境にある人はつかわない手はないよ。

 

意外と単純だけど、「タイマー」って分単位で設定できるので、かなり使える。

タイマーなら スマホやPC持ち込み不可の職場も 腕時計なんかを、つかうことができる。

ちなみに、僕はスマホのタイマーのアプリを頻繁につかっていて もはや手放せなくなっているね。便利。

 

 

あたりまえなんだけど、仕事って30分、1時間、2時間単位でする必要はない。

「15分程度だけすすめておこう」 ってことなら 嫌な仕事でもなんとかなる(はず)

 

あと 最後に注意点なんだけど これは「スキマ時間を活用しよう」ってことじゃないよ。

スキマ時間じゃなくて 最初からちゃんと「15分~20分」を予定にいれておくってことだよ。

だいたい、スキマ時間なんて あてにならないからね。

 

 

と、いうことで また次回!

 - コーチング タイムマネジメント

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